Administrasi



ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN
SERIKAT MAHASISWA KAIMANA
(SEMAK-MAKASSAR)


PENDAHULUAN

Kesektretariatan pada dasarnya mempunyai fungsi sebagai pusat dinamika dan pengendalian aktifitas organisasi dalam upaya mewujudkan tujuan organisasi. Agar kedua fungsi tersebut dapat berjalan secara sinergis maka diperlukan suatu system penataan yang jelas sehingga dapat dijadikan sebagai tujuan segenap sifitas organisasi,khususnya bagi pengelola kesekretariatan.

Beberapa aspek yang perlu mendapat perhatian dalam pengelolahan antara lain:
  1. Sistem administrasi surat menyurat
  2. Sistem administrasi keungan.
  3. Sistem administrasi keanggotaan dan atribut organisasi.

  1. Sistem Administrasi Surat Menyurat

sistem administrasi surat menyurat meliputi tata cara pembuatan serta prosedur dan mekanisme penyimpanan. Secara umum sistem administrasi surat menyurat dapat dibedakan menjadi dua kegiatan pokok yakni pembuatan surat dan penyimpanaan surat(jenis dan bentuk surat serta sistem kearsipan).

  1. JENIS DAN BENTUK SURAT.
 Surat merupakan salah satu sarana komunikasi dan duta organisasi dalam menyampaikan pesan,ide dan perasaan lepada orang lain. Sebagai sarana komunikasi maka surat dapat efektif jira isi surat dapat dipahami dan ditangapi oleh sipenerima sesuai dengan kehendak sipenggirim.
Beberapa jenis surat titinjau dari segi isi suratnya,dapat dibedahkan antara lain:
Surat dinas bersifat umum.surat undangan,surat permohonan,surat pengantar,surat pemberitahuan,surat keputusan,surat mandate,surat tugas,surat keterangan,surat edaran,dan surat rekomondasi. Sedangkan ditinjau dari bentuknya,maka dapat dikatakan bahwa setiap jenis surat memiliki style tersendiri. Diantara sekian banyak bentuk surat maka salah satu bentuk surat yang dipandang efektif dan efesien untuk digunakan adalah semi blok style (bentuk setengah lurus). Adapun contoh jenis-jenis surat tersebut antara lain:









BADAN PENGGURUS HARIAN
SERIKAT MAHASISWA KAIMANA
                              (SEMAK-MAKASSAR)
PERIODE ….-….
 

Sekretariat :
Nomor             : 01/A/UND/BP-SEMAK/IV/2009
Lampiran         :  -
Hal                  : Undangan                                                     Kepada Yang Terhormat

 
di-
Makassar
Dengan hormat,
Teriring salam dan doa semoga aktifitas keseharian kita mendapat pentujuk dan lindungan Tuhan Yang Maha Kuasa.Amin








 



Demikian undagan kami atas perhatian saudara/i kami ucapkan terima kasih.
                             

                                                                                     Makassar, Tanggal/Bulan/Tahun
Badan Pengurus Harian
      Semak-Makassar






 
Ketua                                                                 Sekretaris



Tebusan        :          

KETERANGAN:
    1. kepala surat diketik dengan jarak satu spasi dengan mengunakan huruf capital(kecuali alamat sekretariat) jika menggunakan lambing organisasi maka sebaliknya lambing di tempatkan di sebelah kiri sejajar horizontal dengan kop surat, dan vertical di tempatkan di sebelah kiri sejajar  dengan pokok surat.
    2. Pokok surat( nomor,lampiran, dan hal surat ) diketik pada margin kiri kurang lebuh enam spasi dari sebelah kiri kertas da berjarak kurang lebih empat spasi dari kepala surat.
Nomor surat terdiri dari nomor urut keluarnya surat kode surat
(A)  = surat interen
(B)  = surat eksteren
Singkatan hal surat,bulan,dan tahun pembuatan (…=bulan huruf capital/tahun pembuatan surat).
Lampiran menunjukan jumlah helai dokumen yang dikirim,oleh karena itu harus ditulis singkat dan jelas serta diketik dengan mengunakan huruf  kapital serta garis bawah.
    1. Alamat yang dituju,diketik pada bagian kanan sejajar horizontal dengan hal surat.nama kota tujuan diketik dengan huruf besar atau capital.
    2. Salam pembuka sekaligus alenia pembuka.
    3. Isi surat yang sebenarnya.
    4. Alenia penutup
    5. Salam penutup
    6. Pengetikanya dimulai pada margin yang sama yaitu sebelah kiri kertas sejajar vertical dengan pokok surat. Diantara bagian atau antara alenia diberi jarak tertentu.
Jarak antara alamat dengan salam pembuka 2 spasi.salam pembuka dengan alenia pembuka dengan isi surat 1/2  spasi lebih besar dari pada jarak spasi estándar yang digunakan adlah spasi maka jarak antara isi surat adalah 2 spasi.
9.      Tanggal surat: diketik pada bagian kanan bawah yertas surat Kira-kira 6 spasi dibawah salam penutup dan sejajar vertical dengan alamat dalam serta menggunakan dua bentuk
Pengetikan tanggal surat disarankan didahului dengan nama koala.
10.  Nama lengkap, tanda tangan ,dan penanggung jawab surat (sekretaris) diketik sejajar vertikal dengan tanggal surat kecuali ( ketua) sejajar horisontal dengan (sekretaris) dan sejajar vertikal dengan pokok surat serta isi surat.
Badan kehormatan sejajar vertikal dengan isi surat
Ditandatanggani oleh ketua dan sekretaris dan apabila di antara ke-2 ada halangan atau sakit dapat di wakili antara ketua atau sekretaris
Surat mengenai badan kehormatan harus Ditandatanggani Badan kehormatan dan tidak dapat diwakil kan dan kalau dapat diwakilkan merupakan kebijakan
11.  tebusan.
Catatan: untuk format surat undangan sama dengan diatas, hanya nomor pokok surat yang berubah dan tertulis sebagai berikut:………nomor:
01/A/III/2009
     













BADAN PENGGURUS HARIAN
SERIKAT MAHASISWA KAIMANA
                              (SEMAK-MAKASSAR)
PERIODE ….-….
 

Sekretariat :
SURAT KEPUTUSAN
Nomor: 01/SK/A/Pimpinan Sidang/SEMAK-MUBES III/IV/IV/2008
Tentang
PENGUKUHAN DAN PENGESAHAN PANITIA PELAKSANA ......
HIMPUNAN MAHASISWA SEMAK MAKASSAR

Dengan senantiasa mengharapkan rahmat dan petunjuk Tuhan Yang maha Kuasa Badan pengurus Himpuna mahasiswa FakFak setelah .

MENIMBANG                :  Bagian yang memuat sebab musabab dikeluarkannya suatu Surat Keputusan.
MENGINGAT                 :  Bagian tersebut yang memuat dasar Hukum dari isi surat Keputusan tersebut ( AD/ART ).

MEMPERHATIKAN      :  Bagian   yang memuat beberapa pertimbangan, faktual yang derajatnya lebih rendah dari AD/ART (misalnya: hasil keputusan rapat, saran dan pendapat peserta rapat dan lain sebagainya).
MEMUTUSKAN
MENETAPKAN             :  Bagian yang memuat status, atau tugas dan kewajiban yang melekat pada status tersebut.
                                             Misainya           Mengangkat Saudara                                   dan          masing-masing sebagai Ketua dan Sekretaris kegiatan     yang dimaksud dengan susunan kepanitian sebagaimana terlampir dalam SK ini dengan tugas-tugas pokok sebagai berikut.

Ditetapkan di  : Makassar,
                      Pada Tanggal : 5 April 2009
Badan Pengurus Harian
BP SEMAK-MAKASSAR                        

(________________)                                                              (________________) 
Ketua Sekretaris                                                                   Sekretaris

Tembusan
1.  _________________
2. Pertinggal











BADAN KEHORMATAN
SERIKAT MAHASISWA KAIMANA
                              (SEMAK-MAKASSAR)
PERIODE ….-….
 

Sekretariat :
SURAT MANDAT
Nomor: 01/SK/A/BP-SEMAK-MUBES/IV/2009

Dengan senantiasa mengharapkan Rahmat dan petunjuk Allah Yang Maha Kuasa, Badan Pengurus memberi mandat kepada:

Nama                    :
Jabatan                  :
Untuk                    :

Demikian surat mandat ini kami keluarkan agar dapat dilaksanakan dengan penuh rasa tanggung jawab.



                                                                                                    Makassar, 05 April 2009
                                                                                                   BP SEMAK-MAKASSAR



 
Ketua                                                                                                       Sekretaris






BADAN PENGGURUS HARIAN
SERIKAT MAHASISWA KAIMANA
                              (SEMAK-MAKASSAR)
PERIODE ….-….
 

Sekretariat :
SURAT KETERANGAN
Nomor: 01/A/Ket/BP-SEMAK-MUBES/IV/2009


Dengan senantiasa mengharapkan Rahmat dan Petunjuk Allah Yang Maha Kuasa, Badan Pengurus SEMAK-Makassar menerangkan bahwa:

Jabatan             : ...............
Mahasiswa      : ...............
Alamat             : ...............

Adalah anggota SEMAK-Makassar

Demikian surat keterangan dibuat agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.


                                                                                                    Makassar, 05 April 2009
                                                                                                   BP SEMAK-MAKASSAR



 
Ketua                                                                                                       Sekretaris




BADAN PENGGURUS HARIAN
SERIKAT MAHASISWA KAIMANA
                              (SEMAK-MAKASSAR)
PERIODE ….-….
 

Sekretariat :
SURAT TUGAS
Nomor: 01/A/TGS/BP-SEMAK-MUBES/IV/2009

………….Redaksi pembuka surat             ...............................     ...................................................
.........   Memberi tugas kepada:

Nama             : ..............
Jabatan           : ………..
Keperloan     : ..............

(Redaksi penutup .... ) kepada yang bersangkutan diharapkan melaporkan setelah selesainya tuggas tersebut. Dan sebaiknya dibuat secara tertulis dan jika ada hasil dari tugas tersebut perlu disosialisasikan kepada pengurus dan anggota.


                                                                                                    Makassar, 05 April 2009
                                                                                                   BP SEMAK-MAKASSAR



 
Ketua                                                                                                       Sekretaris




Catt     :  Penomoran setiap jenis surat sebaiknya dipisah.
              Dengan demikian setiap jenis surat dimulai dengan nomor urut 01. Untuk jenis surat yang lain sekitarnya belum termaksud dalam rancangan ini belum disesuaikan.

2.  Sistem Pengarsipan Surat
Arsip pada hakekatnya merupakan bukti historis yang berfungsi sebagai fungsi ingatan bagi organisasi. Karena itu perlu dikelola menurut sistem tertentu sehingga mempermudah pengendalian dan pencarian kembali jika sewaktu-waktu diperlukan. Sistem pengarsipan surat meliputi surat-surat yang dikeluarkan ataupun yang diterima SEMAK-Makassar. Untuk surat keluar baik bersifat interen maupun bersifat eksteren sebaiknya menggunakan kombinasi antara subjetical sistem dan Kronologikal sistem. Sistem im dianggap lebih sederhana dan efektif Keharusan dari penggunaan sistem kombinasi ini maka setiap surat keluar akan dicatat pada buku agenda masing-masing jenis surat disimpan pada file surat sesuai jenisnya serta diturutkan menurut waktu kejadian (tanggal pembuatan surat). Secara sederhana prosedur pengarsipan dapat digambarkan sebagai berikut.

 








Sedangkan untuk surat masuk dapat dipergunakan arsip tunggal dengan sistem kronologis, yaitu surat masuk setelah dicatat dalam buku agenda surat masuk dan setelah dibaca dan dikomentari oleh ketua dan sekretaris maka surat sudah dapat disimpan pada file surat masuk diurutkan menurut kronologisnya.
Jika aktifitas surat menyurat telah berkembang maka dapat dirumuskan lagi sistem pengarsipan yang dipandang lebih efektif dalam mendukung dinamika komunikasi.

C.   SISTEM ADMINISTRASI KEUANGAN

Masalah keuangan merupakan hal yang sangat penting dalam kehidupan organisasi. Karena itu diperlukan suatu mekanisme pengelolaan yang baik dan transparan (jujur).
Dua hal pokok yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan dan tata pembukuannya adalah :
1.      Mekanisme Pengelolaan
Beberapa prinsip mekanisme pengelolaan yang dianggap penting dipatuhi adalah :
a.        Perintah pengeluaran keuangan sebaiknya hanya dapat dilakukan oleh ketua. Sedangkan fungsi bendahara adalah sebagai pemegang kas (menyimpan dan mengeluarkan uang) serta pembukuan dan pelaporan. Dengan demikian setiap kebutuhan pembiayaan kegiatan tiap departemen harus diajukan terlebih dahulu kepada penanggung jawab umum departemen dalam hal ini wakil ketua, untuk kemudian dilanjutkan kepada ketua dan seterusnya atas perintah ketua, bendahara mengeluarkan keuangan. Dalam hal ini ketua dapat meminta saran kepada Badan Pengurus harian lainnya termasuk bendahara.
b.        Dana organisasi sebaiknya disimpan di bank. Baik dalam bentuk rekening koran maupun simpanan-simpanan lainnya.
Pemegang buku simpanan sebaiknya dilakukan oleh bendahara sementara ketua umum hanya cukup mengontrol. Untuk keperluan pembiayaan organisasi sehari-hari dapat dilakukan dengan mengadakan Pety Cash yang pengisiannya dapat dilakukan pada setiap bulan dengan jumlah tertentu (misalnya tidak boleh lebih dari Rp.100.000,-).
c.       Pengajuan permohonan peminjaman dana organisasi haruslah dibuat secara tertulis diatas meterai 6000 agar dapat dijadikan sebagai dokumen keuangan, sehingga mudah ditindak lanjuti sebagaimana mestinya.
d.     Pengajuan permohonan dana kepada organisasi lebih diprioritaskan untuk bantuan pendidikan dan kesehatan yang secara teknis diatur oleh pengurus.
e.      Setiap pengajuan permohonan dana wajib disertai dengan jaminan yang disesuaikan dengan besarnya pinjaman.
f.        Mengenai syarat dan sangsi lainnya yang berkaitan dengan keuangan ditetapkan oleh pengurus.
2.      Sistem Pembukuan
Mengingat karena dana organisasi tersimpan di Bank dan dari Pety Cash maka jenis pembukaan sederhana yang dapat digunakan adalah Buku Harian (kas Pembantu). Buku besar dan buku besar bank.
Dengan demikian setiap pengeluaran dari Pety Cash yang belum dipertanagungjawabkan tidak dapat dibukukan pada buku besar kas dan harus dipandang sebagai Cas Bon sehingga hanya dicatat pada buku harian. Berkaitan dengan ini maka pada buku besar kas hanya dicatat Pengisian Pety Cash.
Jadi secara sederhana, misalnya pada tanggal 8 Mei 2001 diambil uang dari Bank sejumlah Rp. 50.000,- maka jumlah itu dicatat dibagian kolom kredit buku besar Bank dengan keterangan Pengisian Pety Cash dan kemudian dicatat pada buku besar kas dan buku harian pada kolom debet dengan keterangan penerimaan dari Bank. Ketika bendahara mengeluarkan sebesar Rp. 10.000, untuk komsumsi maka jumlah ini langsung dicatat pada kolom kredit buku harian tetapi belum dicatat pada buku besar kas jika belum dipertanggungiawabkan.
Pencatatan pada buku besar kas dalam kolom kredit hanya dapat dilakukan apabila dana sebesar Rp. 10.000 tersebut telah mendapat pertanggungjawaban yang sah.
Semua dokumen pengeluaran keuangan (kuitansi dan nota) sebaiknya disimpan pada satu tempat yang aman dan file khusus dengan menggunakan klasifikasi tertentu.
Misalnya untuk penerimaan dapat diklasifikasi menurut sumber penerimaannya. Sedangkan untuk pengeluaran dapat diklasifikasi menurut jenis kegiatan yang dibiayai (penata anggaran). Seperti kebutuhan rumah tangga sekertariat, dan lain-lain yang menyangkut dengan kegitan organisasi.
Catt     :  Mengenai masalah keuangan ini diupayakan setiap 1 bulan pengurus. mengadakan evaluasi keuangan organisasi agar pengontrolannya dapat lebih efektif dan transparan.

D.  ADMINISTRASI KEANGGOTAAN DAN ATRIBUT ORGANISASI
Anggota dan Atribut Organisasi pada hakekatnya merupakan suatu daftar yang menunjukkan keadaan anggota SEMAK-MAKASSAR selama kurun waktu tertentu. Karena suatu organisasi senantiasa akan mengalami Dinamika, maka perlu dilakukan suatu pencatatan sehingga. kondisi anggota dapat dapat terpadu pada setiap saat.
1.      Administrasi Keanggotaan
Administrasi keanggotaan dapat dilakukan melalui pencatatan pada suatu buku anggota yang kolomnya terdiri dari :
(1)Nomor urut, (2) Nama anggota, (3) Tempat tanggal lahir, (4) Alamat, (5) Tahun mulai menjadi anggota, (6) Nomor kartu anggota (7) Nama Pengurus Tinggi, (8) Pas Foto, (9

2.    Administrasi Atribut Organisasi
Administrasi Atribut Organisasi merupakan suatu pencatatan semua jenis atribut atau inventaris organisasi.
Pada bagian ini hanya akan dibicarakan administrasi daftar inventaris organisasi baik inventaris yang terpakai habis maupun yang memiliki umur tehnis yang lebib lama.
Untuk barang inventaris yang terpakai habis seperti : kertas, pita, karbon,dan sebagainya hendak dicatat dalam suatu buku tersendiri dengan format yang sederhana. Misalnya terdiri dari : (1) Nomor urut, (2) Nama barang, (3) Jumlah, (4) Tanggal, bulan dan tahun pengadaan, (5) Keterangan. Sedangkan barang-barang yang memiliki umur tehnis yan.g lebih lama seperti : Mesin ketik, komputer, TV, lemari, rak arsip, dan lain-lain sebaiknya diberi kode tertentu pada barang tersebut; kode khusus; kode organisasi dan tahun pembelian.
Selain itu sangat penting dicatat pula dalam buku inventaris organsasi seperti pada kolom inventaris yang terpakai babis diatas ditambah dengan kolom kondisi barang ( baik, rusak, dan sebagainya).

Catatan: Untuk Atribut Organisasi yang lain seperti lambang, bendera, seragam, lagu mars, dan lain-lain sebagainya sebaiknya dibahas dalam ART sehingga memiliki kekuatan hukum yang lebih tinggi.
PENUTUP
Demikian rancangan Administrasi dan Umum dari SEMAK-MAKASSAR ini disusun dengan segala kerendahan hati untuk selanjutnya diajukan kepada yang terhormat peserta Musyawarah Besar III SEMAK-MAKASSAR untuk dikaji, didialogkan dan dicarikan solusi yang terbaik SEMAK-MAKASSAR sehingga nantinya dapat bermakna bagi masa depan generasi




Tidak ada komentar:

Posting Komentar

Langganan: Postingan (Atom)