MANAJEMEN
ORGANISASI
POACE
POACE adalah
langkah-langkah yang harus dilakukan saat menjalankan sebuah kegiatan. Langkah
tersebut terdiri dari Planning (perencanaan), Organizing (persiapan),
Actualizing (Pelaksanaan), Controling (pengontrolan) dan Evaluating (evaluasi).
PLANNING
Langkah awal yang
tidak boleh ditinggalkan sebelum mengadakan kegiatan adalah perencanaan
(Planning). Ada ungkapan “Sebuah kebaikan yang tidak terencana akan kalah
dengan keburukan yang terencana dengan baik”. Perencanaan diawali dengan
munculnya ide atau alasan untuk mengadakan sebuah kegiatan. Langkah berikutnya
adalah mulai membuat konsep acara atau draft rencana kegiatan tersebut.
Perencanaan yang
baik tidak dilakukan oleh banyak orang, tetapi hanya dilakukan oleh mereka yang
dalam posisi sebagai konseptor. Semakin banyak kepala yang berpikir, belum
tentu menjadi nilai lebih. Tetapi terkadang malah memperlama proses pengonsepan
kegiatan karena semakin banyak pihak yang terlibat, akan semakin sulit
menyatukan pandangan. Hendaknya yang menjadi konseptor adalah orang yang
benar-benar memiliki kemampuan dan pemahaman terhadap kegiatan yang akan
diadakan.
Dalam tahap ini
dihasilkan konsep kegiatan, personel yang dibutuhkan dan time schedule.
Sehingga dalam tahap berikutnya, tinggal membagi tugas kepanitiaan dan makukan
persiapan sesuai tugas masing-masing.
ORGANIZING
Jika langkah
perencanaan telah selesai, lalu hasilnya dibawa ke kelomok yang lebih besar.
Yakni mulai dengan langkah membentuk kepanitiaan (organizing committee). Besar
kecilnya orang yang terlibat dalam kepanitiaan tentu saja disesuaikan dengan
kebutuhan. Disamping kekurangan SDM bisa memnjadi masalah, kelebihan yang
terlalu banyak juga bisa menimbulkan masalah. Karena mengatur banyak orang
lebih sulit dari pada sedikit orang. Masalah juga bisa timbul dari sisi biaya,
yang seharusnya bisa lebih hemat jika yang terlibat tidak terlalu banyak.
Peran pemimpin
dalam kepanitiaan sangat penting. Pemimpin yang baik, mampu mengelola SDM yang
dipimpinnya agar mempersiapkan setiap detai yang telah direncanakan. Sehingga
pada tahap berikutnya berjalan dengan lancar. Ingat istilah:
If you failed to
prepare, you prepare for failed.
Jika kamu gagal
dalam mempersiapkan, sama saja dengan mempersiapkan kegagalan.
ACTUATING
Actuating adalah
tahap pelaksanaan kegiatan. Jika pada dua tahap sebelumnya dilakukan dengan
baik, maka pada tahap ini akan lebih mudah. Sekalipun terkadang juga ada
hambatan yang tidak diduga sebelumnya. Untuk menghadapi hal seperti itu, perlu
dilakukan langkah berikutnya.
CONTROLING
Tugas utama
pemimpin jika sudah pada tahap ini adalah mengontrol jalannya kegiatan. jika
ada masalah akibat hambatan yang belum terduga sebelumnya, seorang pemimpin
harus mampu mengatasinya. Pada tahap ini diperlukan pemimpin yang mampu
mengambil keputusan dengan tepat dan cepat. Tugas pemimpin dalam tahap ini
memang cenderung lebih ringan daripada panitia pelaksana yang banyak bekerja.
Tetapi tanggung jawab terbesar tetap berada di pundak pemimpin.
Dalam kepanitiaan,
bila diperlukan bisa dibentuk seksi khusus yang membantu pemimpin kegiatan
untuk melakukan tugas ini.
EVALUATING
Jika seuruh
kegiatan telah selesai, langkah inilah yang dilakukan. Maksudnya untuk
mengumpulkan dan meng-”arsip” setiap permasalahan atau kekurangan yang
terjadi.Evaluasi menimal dilakukan sekali di akhir kegiatan. Namun, perlu juga
dilakukan evaluasi dipertengahan pelaksanaan kegiatan, tanpa mengganggu
jalannya kegiatan.Evaluasi juga merupakan salah satu sarana “controling” ketika
kegiatan berlangsung.
Jika setiap tahap
POACE di atas dilaksanakan dengan baik, maka tercapainya tujuan akan lebih
pasti. Pemimpin tentu saja tidak pernah meninggalkan satu tahappun. Dan memang
setiap tahap dari Planning hingga Evaluating menjadi tanggung jawab utama
pemimpin.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar